Creare delle email con una Formula Excel che utilizza i dati presenti in una anagrafica

In un foglio di lavoro Excel contenente una tabella anagrafica, può risultare particolarmente utile predisporre una formula in grado di generare automaticamente gli indirizzi di posta elettronica per tutte le persone inserite nell’archivio.
Questa funzionalità non solo semplifica la gestione dei dati, ma automatizza anche il processo, evitando errori manuali e risparmiando tempo.
L'esempio illustrato in questa sezione offre uno spunto applicabile a molte altre situazioni in cui, partendo da dati come anagrafiche di persone o schede prodotto, si desidera generare automaticamente codici o altri identificativi specifici.
 Ad esempio, è possibile creare user ID, codici di prodotto, numeri seriali o altre informazioni derivate da dati esistenti, basandosi su regole predefinite. Questa tecnica, dunque, può essere sfruttata non solo per la creazione di caselle di posta elettronica, ma per qualsiasi scenario in cui sia necessario automatizzare la creazione di informazioni derivate da dati anagrafici o di altro tipo già presenti nel sistema.

Per ottenere questo risultato verranno utilizzate le seguenti Funzioni:
CONCATENA;
SINISTRA;
MINUSC;
SOSITUISCI

Definire una Formula per la costruzione dei casellari di posta elettronica

Nel definire l'indirizzo dei casellari di posta elettronica, si deve tenere in considerazione che la email deve essere impostata con la sola lettera iniziale del nome della persona, un punto separatore, il cognome, la chiocciola e il dominio di posta.
Tutta la emai dovrà essere scritta in minuscolo.

La prima operazione che possiamo svolgere è unire nella colonna D il nome e cognome delle persone. Per fare questo possiamo usare l'operatore concatena. =CONCATENA(C3;B3)

N.B. In alternativa all'operatore CONCATENA è possibile utilizzare il simbolo "&" per cui la formula potrà essere semplificata in =C3&B3

A questo punto possono essere inserite le informazioni di testo, ovvero "@nomeazienda.com" e il punto di separazione fra il nome e il cognome "." inserendo sempre il carattere & per concatenare le informazioni.
Si ricorda che tutte le informazioni di tipo testo per essere inserite nella formula necessitano dei doppi apici. Bisogna pertanto concatenare il nome, con il punto di separazione, con il cognome e infine con i riferimenti di dominio della posta elettronica.

La formula risulta essere la seguente: =C3&"."&B3&"nomeazienda.it"

Per quanto riguarda il nome, per mantenere la sola lettera iniziale, è possibile utilizzare la Funzione SINISTRA, la quale permette di esportare in una cella un determinato numero di caratteri presenti a sinistra in un’altra cella.
=SINISTRA(C3;1) questa sintassi indica ad Excel di estrarre dalla cella C3 un solo carattere a sinistra.
Per un approfondimento sulle Funzione SINISTRA si rimanda alla nota: funzioni di testo | sinistra, destra e stringa estrai

Per completare la e-mail, tutto il testo deve essere convertito in minuscolo. Pertanto alla funzione fino ad ora costruita va anteposto il comando MINUSC

=MINUSC(SINISTRA(C3;1)&"."&B3&"@nomeazienda.it")

ATTENZIONE! Se all'interno dell'anagrafica ci fossero dei cognomi composti o doppi, quali ad esempio De Rossi, si creerebbe uno spazio vuoto all'interno dell'indirizzo email. Per evitare questo si può ricorrere alla Funzione SOSTITUISCI. Impostando la sostituzione del carattere barra spaziatrice con "nessun carattere".
Nella Funzione SOSTITUISCI, per indicare ad Excel di non mettere nessun carattere basta semplicemente aprire e chiudere le doppie virgolette senza definirne valori ovvero: SOSTITUISCI(B3;" ";"")

E' possibile scaricare il file Excel contenente le formule e funzioni per creare la email

Indice Generale Argomenti: EXCEL

[Valter Borsato - Febbraio 2014 | aggiornato il 27/07/2024]